Medical Affairs Administrative Specialist (m/w/d) - befristet

Du bist versiert in den Themen Vertragsgestaltung und Budgetmanagement und hast Freude, mit hoher Eigenverantwortung und Teamfähigkeit diese Themen voranzutreiben? Du möchtest eine Schlüsselrolle bei der operativen Umsetzung wissenschaftlicher Kommunikationsstrategien und der Unterstützung im Bereich Budgetverwaltung und Vertragsmanagement übernehmen?

Dann bewirb dich als Medical Affairs Specialist / Project Manager Medical Affairs!

Diese Position ist als Elternzeitvertretung für 1-2 Jahre befristet zu besetzen.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Die Position

Als Project Manager Medical Affairs bist du für die eigenständige administrative Koordination der Abteilung Strategy Office & Medical Operations verantwortlich. Dabei übernimmst du die operative Umsetzung der Unternehmensziele mit Schwerpunkt auf den Regional Medical Advisor im Bereich Planung, Organisation und Koordination von Veranstaltungen, die  Unterstützung von Projekten und die Überwachung der Compliancevorgaben.

Weiterhin wirst du:

• Im Rahmen des Budgetprozesses die Koordination und das Controlling verantworten inklusive Rechnungskontierungen und -freigabe sowie Kommunikation mit internen und externen Partnern
• Lokale Rückstellungen und Bestellobligos melden und entsprechend weiterbelasten
• Ansprechpartner sein für jegliche organisatorische Anliegen für die Medical Advisor und Kommunikationsbindeglied zu Buchhaltung, Legal, Eventabteilung, Agenturen, Hotels sowie weiteren externen Partnern.
• Projektmitglied sein in crossfunktionalen Arbeitsgruppen bei Einführung von neuen Tools oder Prozessen
• Bestehende Prozesse wie das Vertragsmanagement kontinuierlich weiterentwickeln oder neu aufsetzen
• Reise- und Terminkoordination für das Team übernehmen, z. B. Buchungen von Reisen, Hotels und Kongressregistrierungen aber auch die Organisation von Off-Site Team-Meetings und Tagungen (Hotel, Tagungsräume, Catering etc.)

Qualifikationen

Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, solltest du folgende Erfahrung mitbringen:

• Erfahrung im Bereich Budgetverwaltung und Vertragsmanagement
• Erfahrung in der pharmazeutischen Industrie
• Erste Erfahrung und Kenntnisse im Projektmanagement von Vorteil
• Erfahrung im Bereich Administration und Organisation von Veranstaltungen
• Ausgeprägtes eigenständiges Arbeiten, sehr hohe Eigeninitiative sowie hohe Verantwortlichkeit und Zuverlässigkeit
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams

Über die Abteilung

Das M&R Strategy Office und das Medical Operations Team sind Teil der Abteilung Medical & Regulatory (M&R) in Deutschland. Unser Team widmet sich der Förderung wissenschaftlicher Kommunikationsstrategien, der Unterstützung klinischer Studienphasen und der Pflege von Beziehungen zu Key Opinion Leaders (KOLs) und internationalen Fachverbänden (IPAs). Wir sind ein kooperatives und dynamisches Team, das Innovation, Teamarbeit und das gemeinsame Engagement für die Verbesserung der Patientenergebnisse schätzt. Begleiten Sie uns auf unserer Mission, das Leben von Patienten weltweit zu verbessern.

Arbeiten bei Novo Nordisk – das heißt: Leben verändern

Bei Novo Nordisk stellen wir uns einigen der dringendsten und am weitesten verbreiteten Gesundheitsprobleme der Welt.

Komm zu uns und arbeite an innovativen Therapiebereichen, die den Wandel zur Bekämpfung schwerer chronischer Krankheiten wie Diabetes und Adipositas vorantreiben.

Im Gegensatz zu vielen anderen Unternehmen hat sich unser Ziel seit über einem Jahrhundert nicht geändert. Und genau diese Einzigartigkeit und unsere Bereitschaft, auch verschiedene Ansätze und Denkweisen zuzulassen, zeichnen uns aus.

Wie Du es von einem weltweit führenden Gesundheitsunternehmen erwarten kannst, sind wir unermüdlich auf der Suche nach neuen Lösungen, investieren in großem Umfang in Forschung und Entwicklung und setzen auf Langfristigkeit. Dabei verlieren wir nie aus den Augen, was wirklich wichtig ist. Wir sind - und waren es schon immer - zweckorientiert und stellen den Menschen in den Mittelpunkt.

Das bedeutet, dass Du in einer Kultur voller Respekt und Unterstützung arbeiten wirst. Hier kannst du deine Ideen einbringen, dich selbst ausdrücken, deine Grenzen erweitern und das Leben von Millionen Menschen verbessern.

Kontakt

Bist du an dieser spannenden Stelle interessiert? Dann freuen wir uns sehr auf deine Online-Bewerbung. Das Talent Acquisition Team wird sich im Anschluss bei dir melden.

Bewerbungsfrist

Die Bewerbungsfrist endet am 11.02.2026. Bitte bewirb dich zeitnah über unser Online-Portal, da Vorstellungsgespräche kontinuierlich geführt werden.

Wir verpflichten uns zu einem inklusiven Einstellungsprozess und zur Chancengleichheit  für alle Bewerbungen.

Bei Novo Nordisk haben wir erkannt, dass es nicht mehr ausreicht den Anspruch zu haben zu den besten Unternehmen in der Welt gehören zu wollen. Es ist uns bewusst, dass wir diesem Anspruch nur mit talentierten Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Perspektiven, Hintergründen und Kulturen gerecht werden können. Wir verpflichten uns daher zur einer integrativen Kultur, welche die Vielfalt unserer Mitarbeiter:innen, der Patienten:innen, für die wir da sind, und der Gesellschaft würdigt. Gemeinsam sind wir bereit, Leben zu verändern.